FUNCION "SI"

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica  es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Observaciones

• Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos siguientes.
• Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
• Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.
• Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función SUMAR.SI. Obtenga información sobre calcular un valor basado en una condición.
  

  

Ejemplo2:

Observa el gráfico.Vamos a colocar una función =SI( ) en la celda B4 (celda rosa del descuento).

 Vamos a hacer que la factura del ejemplo anterior nos haga un descuento del 10% sólo en el caso de cobrar al contado. La fórmula se colocará en la celda B4 y será la siguiente:

=SI(C1="Contado";B3*10%;0;)

Esta fórmula mirará si en la casilla C1 (celda amarilla) existe la palabra Contado. En  tal caso, ejecutará una fórmula (10% de descuento), en caso contrario, colocará simplemente un cero en la celda B4, es decir, no realizará ningún cálculo. Observa el resulta
 

Vamos ha hacer otro ejemplo. Supongamos que tenemos las notas de un examen y tenemos que calificar con "Apto" o "No Apto". "Apto" si la nota es mayor a 5 y "No Apto" si es menor a 5.

Copia el cuadro e intenta solucionarlo tu mismo. 

 

"REFLEXION"

La funcion =SI() es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición o no. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. En esta funcion podemos utilizar lo que son los operadores racionales ya mencionados anteriormente o que sirven practicamente para arrojar resultados especificos que queremos evaluar de si cumple o no un requisito,en esta funcion tambien podemos convinar rotulos y numeros siempre y cuando se distingan como por ejemplo si queremos que a a una tabla se le agregue palabras ponemos la norma =SI(10>=6"APROVADO","REPROBAADO" podemos observar que los rotulos se identifican por comillas(") al inicio y al final se separan con una coma y luego se agrega el otro rotulo para la otra opcion descrita en la funcion..."

PASOS PARA INSERTAR UNA GRAFICA

Las graficas son otras de las cosas más importantes de Excel, ellas nos pueden representar los resultados de miles de cosas como boletas, recibos, préstamos, etc., en un simple dibujo.

Lo primero que debemos de hacer para insetar una grafica es seleccionar los datos que deseemos graficar.

• Hacer clic en "insertar"----> grafica 

o bien selecciona el boton grafico de la barra de herramientas

• Elije el tipo de grafico.
• Una vez elegido el tipo de grafico,en el recuedro de la derecha elije un subtipo(Si no tienes muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste.)
• Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados.



Al apretar SIGUIENTE aparecera el segundo paso del asistente el mas importante ya que en el definiremos que datos queremos que aparezcan y dispone de dos fichas o pestañas:

• En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el primer paso. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el asistente se convertirá en una barra más pequeña tal como: 

• Selecciona la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.

Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.

• En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,
  

  
  
• Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón   
•  En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos.
• Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. 
•  Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

  
  
• El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.



Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.

 En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste.

•  Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).
•  Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).

Y asi sucesivamente escogiendo cada pestaña y poniendo los datos que necesitemos para nuestra grafica.

Por ultimo aparecera el cuarto paso:UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.

• Haz clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.
• O bien, haz clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.

REFLEXION:

"Las gaficas que nos puede proporcionar excel son una herramienta muy util ya que nos facilita la comprension de datos aparte que los podemos representar de manera grafica,podemos elegir su estilo y como queremos que lleve cada dato en el asistente de graficos. Podemos accesar a esta herramienta ya sea del boton de la barra de herranietas o desde insertar --> grafico.."

ORDENAMIENTO DE LISTAS Y FILTOS

Botones

Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Botones, Orden Ascendente y Orden Descendente. 

Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si sus datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro. De otra manera, sus registros pueden mezclarse fácilmente!

Diálogo

Usar el diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones de la barra de herramientas. El diálogo le permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento.   

Puede establecer Ordenar en  tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.

Hay algunas Listas Personalizadas que son útiles cuando se desea ordenar por Días de la Semana o por los Meses del Año. En la mayoría de los lenguajes, arreglar los días de la semana o los meses en orden alfabético no es de mucha ayuda! Usted quiere el orden que tienen en el calendario!

También puede crear su propia Lista Personalizada mediante,  Herramientas |  Opciones  |  ficha Listas personalizadas  cuando el orden por el que quiere ponerlos, no es alfabético ni alfabético invertido. Eso ocurre más a menudo de lo que sería conveniente!

FILTROS

Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:

1. Autofiltro.
2. Filtro avanzado.

Autofiltro:

Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requiran de filtros con criterios simples.

Filtro avanzado:

Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

REFLEXION:
"En la barra de herramientas de excel podemos localizar botones de accesso rapido en el cual vienen los botones ascendente y descendete; que sirve para el ordenamiento de listas, ya que si quieres un ordenamiento mas complejo tienes que irte a Datos-->ordenar y aparecen unos aspectos que tienes que llenar conforme lo que quieras,tambien puedes hacer listas personalizadas te vas a Herramientas-->Opciones--> fichas lista personalizada.
En los filtros es una herramienta que facilita la busqueda de datos o subconjunto de datos dentro de un rango, en donde ya filtrado muestra unicamente los criterios ya seleccionados  pedidos;para entrar a esta herramienta te vas a Datos-->Filtros.Existen dos formas de filtro en excel esta "autofiltro" y "filtro avanzado" en la primera nos permite filtrar los criterios simples mientras que la segunda son criterios mas complejos"...

TABLAS DINAMICAS

Una tabla dinámica combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Llendo desde lo general a lo específico.

Las tablas dinámica solo sirven para resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la Tabla Dinámica Excel con la función IMPORTAR DATOS DINAMICOS e incorporarlos a nuestro modelo Excel.

Para crear una tabla dinámica realizamos los siguientes pasos:

Vamos a partir de la siguiente tabla:

• Seleccionamos menú Datos – Informe de tablas y gráficos dinámicos
  

En este primer paso solo hemos de decidir que origen de datos vamos a utilizar y el tipo de informe que queremos obtener.

• Lista o base de datos de Microsoft Excel: si los datos están ubicados en una tabla en Excel
• Fuente de datos externa: si los datos están ubicados en otra aplicación o archivo que no sea Excel
• Rangos de consolidación múltiples: si los datos están contenidos en varios rangos de Excel bien en la misma hoja o libro o en diferentes hojas o libros.

Como tipo de informe podemos optar:

• Tabla dinámica: muestra un informe dinámico de los datos seleccionados
• Informe de gráfico dinámico: muestra un informe junto con un gráfico dinámico
• Seleccionamos las opciones Lista o base de datos de Microsoft Excel y Tabla dinámica
• Hacemos clic en Siguiente

En el segundo paso seleccionamos los datos que queremos utilizar en nuestro informe.

• Hacemos clic en Siguiente

En el tercer paso establecemos donde queremos que se muestren los datos del informe. Podemos ubicarlos en una hoja nueva o en la misma hoja, en cuyo caso tendremos que establecer la celda a partir de la cual queremos que se muestren los datos. En nuestro caso E1. En el cuadro de diálogo aparecerá una referencia a la hoja.

• Antes de hacer clic en Finalizar
  
  Podemos configurar el diseño de la tabla dinámica antes desde el botón Diseño o después
• Hacemos clic en Diseño
  
  En este cuadro de diálogo podemos diseñar que datos han de aparecer en filas y cuales en columnas o como datos a tratar. En nuestro caso pondremos al vendedor en filas y los tipos de coche en columnas. Por defecto, se aplicará la función suma

• Hacemos clic en Aceptar
• Hacemos clic en Finalizar
  
  Se mostrará la tabla dinámica con el cuadro de diálogo Lista de campos de tabla dinámica desde donde podremos agregar elementos y la barra de herramientas Tabla dinámica.

• Cerramos la Lista de campos y la barra Tabla dinámica

REFLEXION:

"Las tablas dinamicas comparan en forma rapida grandes volumenes de datos permitiendo un anallisis mas complejo de dichos datos para realizar una tabla dinamica debemos entrar a DATOS en donde nos aparecera una ventanita en donde solo tenemos que poner de donde son los datos si de excel o de una fuente externa--> decidimos la ubicacion-->podemos crear el diseño de la grafis en DISEÑO y por ultimo damos aceptar y finalizar..."

SUBTOTALES

Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en listado. No es necesario crear fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total y efectúa un esquema de los datos, automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En resumen, añade líneas de subtotal a columnas de la lista.

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.

Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.

 Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.

Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

 Subtotales anidados

Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

 Subtotales exteriores

Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

REFLEXION:

"Los subtotales es una manera rapida y sencilla de resumir datos en listado y no necesitas crear formulas excel crea las formulas insertando las filas correspondientes al subtotales y total efectuando un esquema de  los datos asi los resultados pueden ser mas faciles de formatear e imprimir; entonces excel calcula los subtotales como una funcion.."

CONSOLIDAR DATOS

Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.

Excel permite consolidar datos de varios modos. El método más flexible es crear fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D. 

UTILIZAR LAS FORMULAS 3D

Si utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en las fórmulas no habrá restricciones en el diseño de los rangos de datos independientes. Puede cambiar la consolidación del modo que necesite. La consolidación se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.

Utilizar fórmulas para combinar datos

En el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda A2 agrega tres números de tres posiciones diferentes en tres hojas de cálculo distintas.

Agregar datos a una consolidación con referencias 3D

Cuando todas las hojas de cálculo de origen tengan el mismo diseño, podrá utilizar un rango de nombres de hojas en fórmulas 3D. Para agregar otra hoja de cálculo a la consolidación, sólo tendrá que mover la hoja al rango al que haga referencia la fórmula.

 Consolidar por posición

Consolide los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen se organicen en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posición.

Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. También puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

 Consolidar por categorías

Consolide los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.

Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. Como alternativa, puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Cómo consolidar datos

Puede crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidación. Este método es similar al de consolidación por categorías, pero ofrece una mayor flexibilidad para reorganizar las categorías. 

Examine los datos y decida si desea consolidarlos utilizando referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en fórmulas, por posición o por categoría.

Fórmulas: Puede utilizar referencias 3D en fórmulas para cualquier tipo o distribución de datos. Es el método recomendado.

Posición: Si va a combinar datos que están en la misma celda en varios rangos, puede consolidar por posición.

Categoría: Si tiene varios rangos con diseños diferentes y va a combinar datos de filas o columnas que tengan rótulos coincidentes, puede consolidar por categoría.

Siga uno de estos procedimientos 

Consolidar los datos con referencias 3D o fórmulas

1. En la hoja de cálculo de consolidación, copie o introduzca los rótulos que desee para los datos de consolidación.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
3. Introduzca una fórmula que incluya referencias a las celdas de origen en cada hoja de cálculo que contenga los datos que se desea consolidar.
   Por ejemplo, para combinar los datos de la celda B3 de las hojas de cálculo Hoja 2 a Hoja 7 ambas inclusive, podría escribir =SUMA(Hoja2:Hoja7!B3). Si los datos que va a consolidar están en celdas diferentes de hojas de cálculo distintas, escriba una fórmula como esta: =SUMA(Hoja3!B4, Hoja4!A7, Hoja5!C5). Para introducir una referencia como Hoja3!B4 en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesita la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda.

Consolidar por posición o categoría

Si realiza la consolidación por categoría, active las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

Configure los datos que va a consolidar.

¿Cómo?

1. Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
   • Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
2. Si realiza la consolidación por posición, asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
   Si realiza la consolidación por categoría, asegúrese de que los rótulos de las columnas o filas que desea combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de mayúsculas y minúsculas.
   • Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango, elija Nombre en el menú Insertar, haga clic en Definir y escriba un nombre para el rango.
3. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados.
4. En el menú Datos, haga clic en Consolidar.
5. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.
6. Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a consolidar, escriba el nombre que asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
7. Si desea actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no está seguro de si más tarde deseará incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidación, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.
8. Si realiza la consolidación por posición, deje en blanco las casillas bajo Usar rótulos en. Microsoft Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos manualmente.

RELEXION:

 "La consolidacion de datos en convinar datos de diferentes rangos ya sea utilizando las formulas 3D que consiste en tomar la referencia de las celdas de varias hojas por eso es la forma mas flexible, otra forma es por posicion que estan en la misma celda en varios rangos, tambien esta por categoria si se tienen varios rangos con diseños diferentes y se quieren convinar datos de columnas o filas; pero finalmente nosotros utilizaremos el que mejor nos convenga de acuerdo alo que querramos hacer o mostrar..."